Organisation

Eine durchdachte Organisation ist die Grundlage für reibungslose Abläufe und damit sowohl die Zufriedenheit, als auch den Erfolg eines Teams.

Organisationstalente würden in einem Persönlichkeitstest vermutlich einen hohen Score bei dem Persönlichkeitsmerkmal „Gewissenhaftigkeit“ aufweisen. Doch auch wenn solche fest verankerten Merkmale einen Einflussfaktor darstellen, kann jeder über Lern- und Automatisierungsprozesse zum/zur exzellenten Organisator*In werden. Und wenn dir Sätze wie „ich bin eher der spontane Typ“ bekannt vorkommen kannst du hier sicher besonders viel lernen. Aber auch wenn du neu in den Teamleitungsjob startest, liefert dir der Artikel alles was du zur Organisation eines Teams wissen musst.

Langfristige Werbeplanung

Die Organisation eines Teams beginnt nicht etwa wenige Tage vor der Werbung, sondern im besten Fall mehrere Wochen bis Monate vorher und zwar mit der Planung via Vertriebsteam (Marcel, Patrick, Benita), wo die Werbung stattfindet, dem Animieren von Profis, ins Team zu kommen und vor allem mit der Suche der Unterkunft. Jeder der den Job schon eine Weile macht kennt Quartiere ohne Internet, mit langen Anfahrten, ohne Wohnzimmer usw.

Manchmal gibt es Umstände, die es nicht anders möglich machen, aber wenn irgendwie möglich nimm dein Glück in die eigene Hand, spreche dich mit dem Vertrieb ab und geh selbst auf Unterkunftssuche, um böse Überraschungen zu vermeiden.

Danach kannst du zumindest sagen, du hast dein Bestes gegeben.

Vorwoche der Werbung

In der Vorwoche der Werbung geht es darum rechtzeitig mit allen Akteuren in Kontakt zu treten: Mit vorheriger Teamleitung, Vermietung, Mitarbeitenden, vor allem NC‘s und eventuell Coach*in, um alle auf die kommende Woche einzuschwören.

Um den Prozess so effizient wie möglich zu gestalten, bietet es sich an, ähnliche Aufgaben (in diesem Fall das Telefonieren) en bloc zu machen.

Du könntest beispielsweise bereits am Dienstag mit dem Coach, der TL, der NGO, der Vermietung und Wesser in telefonischen Kontakt treten.

Für eine entspannte Teamübergabe bietet es sich an schon am Samstagabend anzureisen,

um gemeinsam mit der übergebenden Teamleitung das Übergabeprotokoll auszufüllen und im Team anzukommen, denn normalerweise ist Sonntag der Tag, an dem dich in der Teamleitungsfunktion die meiste Arbeit erwartet.

Während der Werbung

Während der Werbung gibt es Aufgaben, die möglichst schnell erledigt werden sollten, wie die Tablet Anmeldungen oder das Abschicken der Verträge. Andere Aufgaben sollten während der Woche noch erledigt werden, wie die Kilometerstände an das Backoffice zu schicken oder auch die Wochenkosten noch am Samstagabend sowohl auszurechnen als auch begleichen zu lassen. Bestimmte wiederkehrende Aufgaben lassen sich zu einem flüssigen Prozess kombinieren. So kann direkt bei der Rückkehr ins Quartier ein Tablet/Laptop mit der Karte zum Abzeichnen im Wohnzimmer platziert werden und die MA können selbstständig in einem Rutsch das Tablet anschließen, Mitglieder übertragen, Arbeitsmaterial auffüllen und abzeichnen. Erst wenn das erledigt ist, ist wirklich Feierabend.

Wenn dieser Prozess einmal routinisiert ist, hat man als TL meistens noch vor dem Essen die Zeit das Gebiet für den nächsten Tag einzuteilen und kann den Arbeitstag damit abschließen. 

Nach der Werbung

Nach der Werbung ist es wichtig erreichbar zu bleiben. Oft gibt es Rückfragen zum Gebiet, zur Wohnung, zu Mitarbeitenden etc. Aufgaben die nicht akut sind, wie das Hochladen von Medaillenbelege oder Erstattungen können auch nach der Werbung, eingereicht werden, wenn man mehr Zeit dafür hat. 

8 Stunden am Tag zu performen und außerhalb dieser Werbezeit alle Teamleitungsaufgaben unter einen Hut zu kriegen sollte nicht unterschätzt werden,

doch mit etwas Disziplin und einem guten System lässt sich auch das gut in den Griff kriegen.

Dazu kann folgende Checkliste zur Organisation helfen, welche die hier beschriebenen Punkte noch detaillierter abbildet.

Organisationstabelle hier als PDF herunterladen!
Die 10 häufigsten Versäumnisse!
Leistung ist ein Grundpfeiler des Geschäftsmodells bei Wesser. Um immer angemessen zu wertschätzen, zu motivieren und ins Exitgespräch zu gehen, muss die TL immer einen Überblick über die Leistung haben.
Wer kennt es nicht – man kommt ins Team und es fehlt das T-Shirt in der richtigen Größe oder die Blumensamen. Das führt schnell zu Frust im Team und behindert unter Umständen die Arbeit. Ganz einfach vermieden werden kann die Situation durch regelmäßige Inventur und Bestellung bis Dienstag 12:00 Uhr.
Ein Übergabeprotokoll ergibt nur dann Sinn, wenn es auch präzise ist. Wurde die Wohnung wirklich sauber übergeben oder müssen die Neuankömmlinge als erstes ihr Zimmer saugen? Ist wirklich jedes Detail in der Wohnung dokumentiert, falls die Vermietung später Kosten in Rechnung stellt? Ein gutes Protokoll kann im Nachhinein viel Ärger ersparen.
Unvollständige Teambesprechungen sind oft die Wurzel von Missverständnissen. Eine vollständige Teambesprechung sollte so akkurat sein, dass Missverständnisse keinen Nährboden haben und vor allem die Organisation (z.B. vom Haushalt) bis ins Detail geregelt ist. Schau dir dazu die Checkliste zur Teamansprache an.
Keiner läuft gerne durch Gebiet, das schon beworben oder unsauber durchquert wurde. Das gilt es zu vermeiden, indem die TL immer in der Nähe ist, wenn abgezeichnet wird, eine strukturierte Arbeitsweise absichert und wenn nötig immer wieder auf eine gewisse Sorgfalt hinweist. Hier findest du eine Anleitung für ScribbleMaps.
Am Mittwoch ist der erste Einteilungsprozess für NC. In der Email steht, dass die NC im Laufe des Tages angerufen werden. An diesen Tagen sollte daher das Emailpostfach besonders überwacht werden. Kommt die Bestätigung, kann der Anruf seitens TL erfolgen. Verschiebt es sich um einen Tag steigert sich die Wahrscheinlichkeit enorm, dass die NC abspringen und ein unprofessioneller Eindruck entsteht.
Es ist Montag und 4 neue MA müssen ihr Tablet annehmen, sich mit dem Internet verbinden und anmelden. Ein Prozess der meistens gut funktioniert. Wenn man dann feststellt, dass man die Tablets noch nicht übertragen hat und im Büro womöglich gerade Mittagspause ist, geht der Stress los. Daher bietet es sich an immer direkt im Beisammensein mit der vorherigen Teamleitung die Tablets zu übertragen und den MA bereits Sonntagabend zuzuteilen und annehmen zu lassen.
Wochenkosten werden netterweise von einigen wenigen privat vorgestreckt. Seinem Geld hinterherzurennen, wenn das Team in alle Winde zerstreut ist, bringt beide beteiligten in eine unangenehme Situation. Dieser Situation durch den richtigen Prozess vorzubeugen ist Aufgabe der TL. Das impliziert ein entsprechendes Framing dessen bereits in der Teambesprechung am Sonntag in der Vorwoche und das Einsammeln der Wochenkosten noch am Samstagabend ohne lauter Kompromisse.
Der KM-Stand wird häufig vergessen, ist aber ein Arbeitsschritt von 10 Sekunden. Eine Routine könnte sein, immer direkt nach dem letzten Mal Tanken ein Foto im Messenger vom Kilometerstand (am besten gleich zusammen mit dem Schlüsselschild, wo meist schon das Kennzeichen steht) abzufotografieren und zu senden. Ist dieses Ritual einmal verinnerlich, wird es schnell zur Normalität.
TL-Organisation – Vor/Während/Nach der Werbung