Dienste & Delegation

Aufgaben abzugeben kann manchmal schwieriger sein, als die eigentliche Aufgabe selbst.

Wie übergebe ich eine Aufgabe?

Wie sorge ich dafür, dass die Person alle nötigen Ressourcen hat, um die Aufgabe zu erledigen?

Wie stelle ich sicher, dass die Aufgabe so erledigt wurde, wie es mein Anspruch ist?

Lade dir die PDF herunter und bekomme eine Übersicht, inklusive:

Warum wir es nicht „Dienste“ nennen

Als Delegieren bezeichnen wir den Prozess, Aufgaben oder Verantwortlichkeiten an andere Personen zu übertragen. In der Arbeit einer TL passiert das vor allem auf zwei Arten. 

• Die Verteilung von Aufgabenbereichen zu Beginn der Woche (Bekannt als „Dienste“)
• Das spontane Delegieren dringender Einzelaufgaben im Laufe der Woche (z.B. Einschulung von neuen MA, Erledigung spontaner Einkäufe etc.)

Nur wenn wir als Teamleitung sinnvoll und klar delegieren, können wir einen reibungslosen Ablauf im und fürs Team ermöglichen. Genau aus diesem Grund ist der Begriff „Dienst“ oftmals eher hinderlich. Der Begriff kann vor allem bei jungen Mitarbeitenden die Verbindung zur Schule, Hausaufgaben, Pflichten auslösen, was zu einer Abwehrreaktion führen kann. Der eigentliche Sinn der Aufgabe, gemeinsam und füreinander zu arbeiten, gerät dadurch schnell in den Hintergrund.
Die Begriffe, die sich besser anbieten sind „Teamaufgaben“ und „Verantwortungsbereiche“.

Delegation als Win-Win

Es gehört zu unserer ureigenen Eigenschaft als Mensch, dass wir wachsen und uns entwickeln. Wir können also als Führungsperson nicht beeinflussen ob, sehr wohl aber was unsere Mitarbeitenden lernen. Je eher Mitarbeitende das Gefühl vermittelt bekommen, ein tragender Teil der Dynamik im Team zu sein, desto eher verstehen sie sich selbst als verantwortlichen Part. Eine Rolle die die Grundlage für ein echtes Wir-Gefühl bildet.

Das Übertragen von Aufgaben im Team kann also auch eine Chance darstellen. Eine Chance für das Team an einem Strang zu ziehen, für die individuelle Person neue Fähigkeiten zu erlangen oder sich zu beweisen.

Wir können diese Mentalität fördern, indem wir einen Ressourcenorientierten Blick auf unsere MA werfen und uns fragen: „Wie kann ich diese Person dabei unterstützen, sich weiterzuentwickeln?“ Sei das nun ein 16-jähriger Newcomer, der gerade gelernt hat, eine Waschmaschine zu bedienen, oder eine Jungprofi, die das erste Mal jemanden einschult. Durch eine klare Definition der Aufgaben, durch echte Wachstumschancen und das Feiern von kleinen und großen Erfolgen, wird Delegation zu einem ganz natürlichen und wertvollen Teil der Mitarbeitenden-Entwicklung.

Wie richtig delegieren?

Wann ist der richtige Zeitpunkt Aufgabenbereiche zu übertragen?

Der erste und wichtigste Zeitpunkt im Team, um elementare Aufgaben an die richtigen Personen im Team zu übertragen ist der Sonntagabend. Im Zuge der ersten Teamansprache legen wir den Grundstein, für ein Team als ineinandergreifendes System.

In der PDF zu diesem Artikel finden sich hierfür vorgefertigte Listen, mit allen möglichen Teamaufgaben, klare Beschreibungen, was diese beinhalten und eine Einschätzung, welchen Erfahrungshintergrund die Person für die Aufgabe braucht.

Eine sinnvolle Formulierung für die erste Ansprache am Sonntagabend kann sein:
"Da wir hier in einer WG leben ist es mir wichtig uns über die Verantwortlichkeiten zu unterhalten, die jede*r diese Woche übernehmen kann. In meiner Erfahrung ist das eine der Grundlagen für ein besonders erfolgreiches Team. Ich zeige euch einmal welche Bereiche es gibt und dann entscheiden wir gemeinsam, wer davon was übernimmt."

Was sind sinnvoll Aufgabenbereiche zum Delegieren?

Alle Aufgabenbereiche, die einer gewissen Regelmäßigkeit unterliegen und ein gut wahrnehmbares Resultat liefern. Also Haushaltsaufgaben, organisatorische Aufgaben, Unterstützung in der Schulung. Die detaillierten Aufgabenbeispiele für die Woche findest du in den PDFs zum Herunterladen. Eine gute Grundlage bietet die Eisenhower-Matrix:



Ungünstig sind Aufgaben, die die Fähigkeiten der MA deutlich übersteigen oder nur sehr schwer kontrollierbar sind. (Z.B. Übernahme von Schulungsinhalten ohne hinreichende Kenntnisse, Verantwortung für die Tablets in der ersten Arbeitswoche etc.)

Wie wähle ich die richtige Person für die Aufgabe aus?

In der PDF mit allen Verantwortungsbereichen ist eine Einteilung zum Schwierigkeitsgrad der jeweiligen Aufgaben integriert, die eine erste Grundlage für diese Entscheidung bilden kann.
Wichtig bei jeder Art von Verantwortungsübertragung sind die Fragen:
Hat diese Person alle Informationen, zeitlichen Kapazitäten und Fähigkeiten, um diese Aufgabe gut zu erfüllen?
Beinhaltet die Aufgabe für die Person eine Lernkomponente, signalisiert mein Vertrauen in die Person oder gibt ihr die Chance ein wichtiger Teil des Teams zu werden?
Möchte ich dieser Person diese Aufgabe anvertrauen?

Natürlich gibt es immer auch Aufgaben, die nicht alle diese Kriterien erfüllen können und solange wir das bewusst im Auge haben, lässt sich auch damit umgehen.

Wie stelle ich die Qualität sicher?

Der erste Schritt zu einer guten Zuarbeit ist eine entsprechende Einarbeitung und Übertragung der Aufgabe. D.h. nur wenn sowohl wir als TL als auch unsere MA genau wissen, was die Aufgabe bedeutet und wodurch wir erkennen, ob die Aufgabe erfolgreich war, lässt sich überprüfen, ob alles so verläuft wie es der Anspruch der TL ist.

Konkret bedeutet das, um einem Teammitglied die Verantwortlichkeit für die Spülmaschine zu übertragen muss für alle klar sein:

Dass diese Verantwortung das Ein- und Ausräumen der Maschine zu bestimmten Zeitpunkten beinhaltet. Dass es bedeutet, alle Teammitglieder daran zu erinnern, ihr Geschirr in die Maschine zu räumen. Dass die Person rechtzeitig Bescheid sagt, falls die Tabs leer sind.
Es reicht also nicht der Begriff allein aus, um eine klare gemeinsame Vorstellung der Aufgabe zu vermitteln.

Was tue ich bei Widerstand oder nicht (ordentlicher) Erledigung der Aufgabe?

Werden Verantwortlichkeitsbereiche von einem oder mehreren Teammitgliedern nicht zufriedenstellend ausgeführt, hat das in den meisten Fällen eine der folgenden Ursachen:
 

• Die Aufgabe ist nicht klar genug definiert
• Die Person empfindet die Aufgabe als Strafe oder fühlt sich nicht ausreichend zu der Aufgabe verpflichtet
• Der Person fehlen die nötigen Fähigkeiten (Weiß nicht, wie die Waschmaschine bedient wird etc.)

Diese Probleme lassen sich meist sehr gut durch eine klare Definition der Aufgabe zu Beginn der Woche abfangen, sowie durch eine sinnvolle Zuweisung der Aufgaben mit Blick auf die Fähigkeiten der MA. Sollten es während der Woche dennoch dazu kommen gibt es zwei gute Möglichkeiten, dies zu beheben.  

• Ein Vier-Augen-Gespräch mit der verantwortlichen Person, in der die Aufgabe ein weiteres Mal genau definiert und gemeinsam nach einer Lösung für das fehlende Engagement gesucht wird. "Ich habe gemerkt, dass Aufgabe XY immer wieder nicht erledigt wurde. Du hattest dich Anfang der Woche dafür gemeldet. Um gut im Team miteinander leben zu können brauchen wir als Team die Gewissheit, das Aufgabe XY erledigt werden kann. Was brauchst du, um dieser Verantwortung gerecht werden zu können?"
• Eine Thematisierung der Situation im ganzen Team. Dies ist besonders hilfreich, wenn Ansprachen als TL eher zu einem Ohr rein und zum anderen raus gehen. Im Team wird thematisiert wie alle sich mit der aktuellen Situation fühlen, wie es ihnen mit der Aufgabenverteilung geht. Es kann auch zu einem Tausch von Aufgabenbereichen angeregt werden, wenn das Team feststellt, dass die Kompetenzen eigentlich anders liegen als zum Wochenstart geplant. TL: "Wie geht es euch mit der aktuellen Situation in der Küche?" Team: "Gar nicht gut, superekelig." Etc. TL: "Wie sieht das bei den zuständigen Verantwortlichen aus? Was können wir gemeinsam tun, dass diese Aufgaben besser umgesetzt werden können?"